خلاصه کتاب مدیریت زمان برایان تریسی

زمان مطالعه: 17 دقیقه

توانایی شما در مدیریت زمان به عنوان مدیر به اندازه هر کار دیگری، تعیین‌کننده موفقیت یا شکست‌تان است. زمان منبعی ضروری و غیرقابل جایگزین برای موفقیت است. این ارزشمندترین دارایی شما است. نمی‌توان آن را پس‌انداز کرد یا زمان ازدست‌ رفته را بازیافت.

با استفاده از روش‌های ارائه شده در کتاب مدیریت زمان می‌توانید در هر روز کاری دو ساعت وقت بیشتر داشته باشید و خروجی و بهره‌وری خود را دو برابر کنید.

موفقیت این تکنیک‌ها برای هزاران مدیر اثبات شده است و تا زمانی که چهار عامل معروف بهره‌وری را با خود داشته باشید، برای شما نیز موفقیت‌آمیز خواهد بود.

 

فصل 1: روانشناسی مدیریت زمان

افرادی که زمان خود را به خوبی مدیریت می‌کنند، احساس مثبت و اعتمادبه‌نفس دارند و مسئول زندگی‌شان هستند.

قانون کنترل

روانشناسی مدیریت زمان برمبنای اصل ساده ای بنا شده که اصل کنترل نامیده می‌شود. هنگامی نسبت به خود احساس خوبی دارید که بدانید کنترل زندگی‌تان را در دست دارید و هنگامی که احساس کنید کنترل کار و زندگی از دست‌تان خارج شده، احساسی منفی نسبت به خود خواهید داشت.

افکار و احساسات شما

در اصطلاح روانشناسی هر شخص خود انگاره‌ای دارد.خود انگاره از همه ایده‌ها، تصاویر و باورها درباره خودتان که برای مدیریت زمان دارید، تشکیل می‌شود.بعضی افراد خود را منظم و کارا می‌دانند. دیگران دائم احساس می‌کنند که در خواسته‌های سایر افراد و شرایط غرق شده‌اند.

باورها به واقعیت تبدیل می‌شوند

از آنجا که خودانگاره باعث می‌شود همواره تلاش کنید تا بین دیدی که نسبت به خود دارید و عملکرد بیرونی‌تان سازگاری ایجاد کنید، اگر باور داشته باشید که زمان خود را به خوبی مدیریت می‌کنید مدیر زمان خوبی خواهید بود.

تصمیم بگیرید

هر تغییری در زندگی زمانی اتفاق می‌افتد که تصمیمی واضح و صریح برای انجام کاری متفاوت اتخاذ کنید.پس اولین گام کلیدی تصمیم‌گیری برای تبدیل شدن به یک مدیر زمان عالی است.

ذهنتان را برنامه‌ریزی کنید

گفتگوی درونی‌تان را تغییر دهید. 95 درصد از احساسات و اقدامات احتمالی شما به واسطه گفتگوی درونی تعیین می‌شود.مدام با خود تکرار کنید «من کاملاً منظم و بسیار بهره‌ورهستم»، ضمیر ناخودآگاهتان این واژگان را به عنوان یک دستور می‌پذیرد، به شما انگیزه می‌دهد و محرکی می‌شود تا در واقعیت هم رفتارهای منظمی داشته باشید.

خود را ایده‌آل تجسم کنید

اگر هم‌اکنون به فردی بسیار منظم و بهره‌ور تبدیل شوید رفتارتا چه تغییری می‌کند؟چه چیزی با رفتار امروزتان تفاوت خواهد کرد؟ یک تصویر ذهنی واضح از خود به عنوان فردی ترسیم کنید که بر زمان و زندگی‌اش تسلط دارد.

 

فصل 2: ارزش‌هایتان را مشخص کنید

مدیریت زمان در واقع همان مدیریت زندگی است، بهبود بهره‌وری شخصی با بررسی ارزش‌ها آغاز می‌شود. یکی از قوانین مورفی می‌گوید که قبل از اینکه هر کاری را انجام دهید، کار دیگری برای انجام دادن وجود دارد. نمی‌توانید زمان خود را به خوبی مدیریت کنید، مگر اینکه ارزش‌هایتان را دقیقا بشناسید.

معنا و هدف

یکی از دلایل اصلی استرس این است که کارتان با توجه به ارزش‌ها هیچ معنا و هدفی ندارد. باید همیشه کار خود را با پرسیدن سوال «چرا» آغاز کنید.

برای چه چیزی بیشترین ارزش را قائلید؟

دومین سوالی که باید از خود بپرسید این است که «چه چیزی در زندگی بیشترین ارزش را برایتان دارد؟» تنها زمانی احساس شادی می‌کنید که فعالیت‌های روزانه‌تان با ارزش‌هایتان هماهنگ باشد.

خود را تحلیل کنید

1. «من … هستم»

اگر غریبه‌ای بپرسد واقعاًکه هستید؟ پاسخ‌تان چیست؟ سه تا پنج واژه را برای تکمیل جمله بالا انتخاب کنید.

2. «مردم … هستند»

نژاد انسان را چگونه توصیف می‌کنید؟ آیا همه مردم خوب، گرم و دوست‌داشتنی هستند؟ پاسخ شما به این سوال بر نوع رفتارتان با افراد اثر دارد.

3. «زندگی … است»

شاید پرکردن این جای خالی ساده به نظر برسد، اما نشان از فلسفه زندگی‌تان دارد.افراد مثبت زندگی را تجربه فوق‌العاده و پر از پستی و بلندی می‌دانند که یک ماجراجویی خارق العاده است.

4. «بزرگترین هدف من در زندگی … است»

چه هدفی بیشترین اثر مثبت را بر زندگی شما خواهد داشت؟

ناپلئون هیل می‌گوید «زندگی فقط به این دلیل آغاز می‌شود که با تصمیم‌گیری برای مهم‌ترین اهدافمان، آن را به چیزی فوق العاده تبدیل کنیم».

 

فصل 3: به چشم‌انداز و ماموریت‌تان فکر کنید

بسیاری از افراد سخت کار می‌کنند؛ اما در جهت و مسیری اشتباه گام برمی‌دارند. آن‌ها کاری که قرار است انجام دهند و جایی که قرار است به آن برسند را به وضوح نمی‌شناسند؛ اما نمی‌خواهند با این احتمال که در اشتباه هستند، روبه‌رو شوند.

قبل از اقدام فکر کنید

در بیشتر مواقع خود را به شدت مشغول کار می‌یابید، اما زمانی را به توقف و اندیشیدن به خواسته و هدف واقعی‌تان اختصاص نداده‌اید. امبروس بی یرس در کتاب خود می‌نویسد« تعریف تعصب این است که پس از فراموش کردن هدف، تلاش‌هایتان را دوبرابر کنید»

به پایان بیندیشید

به گفته استفان کاوی «کار خود را با تجسم پایان آن آغاز کنید»

اگر به بزرگترین هدفتان دست یابید دنیایتان چه شکلی خواهد داشت؟ چشم اندازی که برای خود و کارتان دارید چیست؟ماموریت‌تان چیست؟ دوست دارید چه تفاوت‌هایی در زندگی دیگرانایجاد کنید؟

 

فصل 4: به آینده بروید و به عقب نگاه کنید

مهم‌ترین و ارزشمندترین کاری که در هر حوزه یا تخصصی انجام می‌دهید، چیست؟ تفکر! توانایی تفکر شفاف درباره کاری که انجام می‌دهید و روش انجام آن بیش از هر اقدامی بر نتایج شما در آینده اثر می‌گذارد.

هر روز 30 دقیقه یا بیشتر را به‌مرور اهداف و برنامه‌هایتان اختصاص دهید. زمانی را به برنامه‌ریزی، رؤیاپردازی اختصاص دهید. بهترین زمان انجام این کار ابتدای روز است.

چشم‌انداز بلندمدت

یک ویژگی خاص، وجه تمایز افراد موفق و افراد ناموفق است و آن «چشم‌انداز بلندمدت» است.

تصویر ذهنی شفافی از شرایط کاری خود در حالت ایده‌آل ترسیم کنید. از این نقطه نگاهی به خودتان بیندازید. سپس از خود بپرسید آیا کاری که در حال حاضر انجام می‌دهید با آینده ایده‌آلتان هماهنگی دارد.

در زمان حال تصمیمات بهتری بگیرید

وقتی‌که به‌روشنی می‌دانید که در زمانی مشخص در آینده چه جایگاهی را می‌خواهید، در زمان حال تصمیمات بهتری می‌گیرید. قانون این است که چشم‌انداز بلندمدت تصمیم‌گیری کوتاه‌مدت را بهبود می‌بخشد.

از تکنیک‌های مدیریت زمان استفاده کنید

وقتی ارزش‌ها چشم‌انداز و مأموریت شخصی برای زندگی و کار خود داشته باشید و بدانید می‌خواهید به چه چیزی دست‌یابید و بهترین راه آن چیست، آن‌وقت می‌توانید از تکنیک‌های قدرتمند مدیریت زمان استفاده کنید.

 

فصل 5: برنامه‌های مکتوب تهیه کنید

همه مدیران زمان موفق، برنامه‌ریزان خوبی هستند. آن‌ها فهرست‌ها و ریز فهرست‌هایی برای دستیابی به هر هدف بزرگ و کوچک دارند. هرگاه پروژه جدیدی به آن‌ها محول می‌شود، زمانی را به تفکر دقیق درباره آن اختصاص می‌دهند تا ببینند می‌خواهند چه‌کاری انجام دهند و سپس فهرست منظمی از همه گام‌‌های لازم برای تکمیل پروژه را می‌نویسند.

هر دقیقه‌ای که صرف برنامه‌ریزی می‌شود، باعث 10 دقیقه صرفه‌جویی در زمان اجرا می‌شود.

برنامه‌ریزی برای دست‌یابی به هدف

افراد موفق علاوه برداشتن اهداف مکتوب، برنامه‌های عملی مکتوب هم دارند که هر روز از آن‌ها پیروی می‌کنند. وقتی هدف بزرگ‌تری برای خود و کسب‌وکارتان تعیین می‌کنید، باید از خود این چهار سؤال را بپرسید:

• مشکلات و موانعی که میان شما و دستیابی به اهداف وجود دارد کدم‌اند؟
• چه دانش و اطلاعات بیشتری برای دستیابی به هدف و یا تکمیل پروژه لازم است؟
• افراد و یا سازمان‌هایی که به کمکشان احتیاج دارید، کدم‌اند؟
• مهم‌ترین فردی که به شما در دستیابی به هدفتان کمک می‌کند چه کسی است؟ و شما در ازای این کمک چه چیزی می‌توانید به او ارائه کنید؟

 

فصل 6: پروژه‌‌ها را روی نمودار ببرید

اغلب فعالیت‌های کسب‌وکار مجموعه‌ای از پروژه‌ها است. موفقیت کاری شما تا حد زیادی به توانایی شما در انجام پروژه بستگی دارد. توانایی برای تعریف و تعیین دقیق گام‌‌هایی که باید بردارید تا از جایی که امروز هستید به تکمیل موفق پروژه برسید، نشانه تفکر برتر است.

نمودار Pert تهیه کنید

یک نمودار بصری از کارها و پروژه‌های بزرگ‌تر تهیه کنید تا خودتان و دیگران بتوانید کلیت آن را ببینید. با استفاده از نمودار Pert همه گام‌های لازم و زمان اتمام آن‌ها برای رسیدن به نتیجه نهایی به شکل گرافیکی ترسیم کنید. نمودار Pert به شما امکان می‌دهد تا راه‌های مختلف برای انجام کار اثربخش‌تر را ببینید.

وظیفه شما این است که مدام نبض پروژه را کنترل کنید، سپس مشکلات را حل کرده و موانع احتمالی را از میان بردارید.

اهداف شفافی برای همه تعیین کنید

اگر برای هر عضو کلیدی پروژه اهداف شفاف و مکتوبی داشته باشید، تعداد کارهای انجام‌شده بیشتر از وقتی است که گفتگوها و اهداف عالی دارید.

اهدافی شفاف خاص، قابل‌سنجش و زمان‌دار تعیین کنید. به یاد داشته باشید هرچه ارزیابی شود انجام می‌شود. هدف بدون مهلت هدف نیست، حرف است.

 

فصل 7: فهرستی از کارهای روزانه تهیه کنید

شاید نیرومندترین ابزار مدیریت زمان تهیه فهرستی از کارهای روزانه باشد تا از آن به عنوان دستور کار روزتان استفاده کنید. همه مدیران زمان موفق روی کاغذ فکر می‌کنند و بر اساس فهرست روزانه کارها عمل می‌کنند.

بهترین زمان تهیه فهرست شب قبل است تا ذهن ناخودآگاهتان هنگام خواب بتواند روی فهرست کار کند. وقتی صبح بیدار می‌شوید، اغلب ایده‌هایی دارید که برای دستیابی به مهم‌ترین اهداف فهرست به شما کمک می‌کند

بهتر بخوابید

بعضی از افراد شب‌ها بسیار بد می‌خوابند زیرا نگران فراموش کردن کارهایی هستند که روز بعد باید انجام دهند. اگر قبل از خواب فهرستی تهیه کنید و برنامه‌های روز بعد را بنویسید، بسیار بهتر می‌خوابید و سرحال‌تر بیدار می‌شوید.

روش الف.ب.پ.ت.ث

مهم‌ترین واژه در مدیریت زمان، عواقب است. اهمیت هرکاری بر اساس عواقب احتمالی انجام دادن یا ندادنش تعیین می‌شود. وقتی اولویت‌هایی برای خود تعیین می‌کنید، هر کاری را با این اصل بسنجید و همیشه کاری در اولویت قرار دهید که بزرگ‌ترین عواقب را دارد. اینجاست روش الف.ب.پ.ت.ث مفید خواهد بود.

مورد الف کاری است که انجام دادن یا ندادنش عواقب جدی در پی خواهد داشت. مورد ب کارهایی هستند که عواقب کمی دارند. قانون این است که در فهرست حتی یکی از کارهای الف باقی است نباید به سراغ کارهای ب برویم.

مورد پ هیچ‌گونه عواقب مثبت یا منفی ندارد.

اتلاف وقت کارها را خراب می‌کند

50 درصد زمان کار افراد را موارد پ تشکیل داده کارهایی که هیچ فایده‌ای برای کسب‌وکار ندارد. هر کاری را که مدام انجام دهید به‌زودی به عادت شما تبدیل می‌شود. اجازه ندهید که بخش اعظم وقت شما را کارهای بیهوده پر کند؛ چون این کارهای فقط اتلاف وقت هستند و نتایج خوبی برای شما به بار نمی‌آورند.

هرکاری که می‌توانید را واگذار کنید

فعالیت ت کاری است که ‌توانید آن را به شخص دیگری واگذار کنید. قانون این است که برای آزاد کردن وقت باید این فعالیت‌ها را واگذار کنید تا وقت آزادتری برای کارهای الف داشته باشید.

مورد ث کارهایی است که باید آن‌ها را حذف کنید. در مجموع، فقط زمانی کنترل وقت خود را در دست خواهید داشت که انجام کارهایی که دیگر لازم نیست را متوقف کنید.

کارتان را برنامه‌ریزی کنید و روی برنامه‌تان کار کنید

هرگز کاری که در فهرست ثبت‌نشده، انجام ندهید. اگر کار یا پروژه جدید پیش آمد، آن را در فهرست بنویسید و قبل از شروع کار روی آن، اولویتی برایش تعیین کنید.

اگر کارهای جدید را ننویسید و به تقاضاهای بی‌وقفه برای کارهای جدید پاسخ دهید به‌سرعت کنترل روز خود را از دست می‌دهید و درنهایت اکثر وقتتان را برای کارهای کم‌ارزش هدر داده‌اید.

فهرست کارهایی که نباید انجام دهید

به کاری که نمودی از ارزش والای زمانتان نیست نه بگویید. همیشه کارهایتان بسیار بیشتر از آن چیزی است که از عهده‌اش بربیایید. آن‌قدر درگیر هستید که به همه کارها خود نمی‌رسید، چه رسد به اینکه به کارهای اضافی رسیدگی کنید. در عوض، فقط نه بگویید.

این واژه را در اغلب موارد بگویید. وقتی اصلاً وقت نداشته باشید، همان مواقعی است که کنترل زمان خود را به‌طور کامل در دست دارید.

 

فصل 8: اولویت‌های شفافی تعیین کنید

همه هدف مدیریت زمان این است که موضوعات فرعی را کنار گذاشته و به شما کمک کند تا مهم‌ترین وظیفه خود در لحظه را مشخص کنید و سپس ابزارها و تکنیک‌هایی در اختیارتان قرار دهد تا فوراً شروع به انجام آن کنید و آن‌قدر بر آن کار کنید تا کامل شود.

اصل پارتو

ویلفردو پارتو در سال 1985 در مورد پول اثبات کرد که 20 درصد افراد 80 درصد پول جامعه را در اختیاردارند. به نظر می‌رسد این اصل در همه حوزه‌های کاری اثر دارد.

یعنی 20 درصد کاری که انجام می‌دهید 80 درصد نتیجه را رقم می‌زند. قبل از شروع کار، فهرست خود را مرور کرده و کارهایی که جزو این 20 درصد هستند را معین کرده و روز خود را با به سرانجام رساندن این کارها آغاز کنید. توانایی شما در تعیین دقیق این 20 درصد از کارها تعیین‌کننده موفقیت شغلی‌تان است.

خود را تحت‌فشار بگذارید

اگر قرار باشد ناگهان به یک مسافرت یک ماه بروید کدام‌یک از کارهای فهرست خود را قبل از رفتن به این مسافرت انجام می‌دهید؟

بزرگ‌ترین دشمن مدیریت زمان «بزرگ جلوه دادن موارد کوچک است» هر کاری را که در ابتدای روز انجام دهید الگویی خواهد شد برای ادامه روز اگر در ابتدای روز کارهای بی‌اهمیت را انجام دهید در انتهای روز خواهید دید که هیچ کار ارزشمندی انجام نداده‌اید.

کارهای مهم‌تری انجام دهید

فرض کنید که رئیستان برنده جایزه‌ای شده که یک مسافرت دو نفره کاملاً رایگان است و امکان استفاده از آن را ندارد به خاطر محدودیت زمانی و باید همین فردا از آن استفاده کند. به شما می‌گوید که اگر تا پایان وقت اداری امروز همه‌کاره‌ای مهمتان را انجام داده باشید به‌صورت رایگان شما و همسرتان می‌توانید به‌جای او به این مسافرت شیرین بروید.

اگر چنین مشوق و انگیزه‌ای داشته باشید چه می‌کنید؟ کارتان را سریع شروع می‌کنید و حتی وقت استراحت و ناهار هم کار می‌کنید تا بتوانید از این جایزه نهایت لذت را ببرید. یک‌شبه یکی از بهره‌ورترین افراد سازمان خواهید شد.

قانون سه

فهرستی از تمام وظایف ماهانه خود تهیه کنید این فهرست را به‌دقت بررسی کنید و از بین انبوهی از کارها فقط 3 مورد را انتخاب کنید که بالاترین ارزش را در کسب نتیجه برای شما دارد.

شاید در نگاه اول سخت باشد و یا غیرممکن اما با پاسخ به 3 سؤال خواهید دید که خیلی هم سخت نیست.

• اگر بتوانم در طول روز یکی از کارهای این فهرست را انجام دهم که بیشترین نتیجه را برای من به بار آورد آن‌یک کار کدام است؟
• اگر بتوانم در طول روز دوتا از کارهای این فهرست را انجام دهم که بیشترین نتیجه را برای من به بار آورد دومین کار کدام است؟
• اگر بتوانم در طول روز سه تا از کارهای این فهرست را انجام دهم که بیشترین نتیجه را برای من به بار آورد سومین کار کدام است؟

نکته مهم آن است که اگر پاسخ این 3 سؤال را ندانید کاملاً به دردسر می‌افتید و درخطر تلف کردن وقت و زندگی خود هستید.

 

فصل 9: در مسیر بمانید

«ارزشمندترین روش استفاده از زمانم در حال حاضر چیست؟»

مهم یا فوری

شما هر روز با چهار نوع کار روبه‌رو هستید. توانایی شما برای دسته‌بندی این کارها در طبقه مناسب‌، بهره‌وری‌ را تا حد زیادی افزایش خواهد داد.

ربع 1: فوری و مهم

کار مهم چیزی است که عواقب بلندمدتی برای شغلتان دارد و کار فوری چیزی است مکه نمی‌توان آن را به تأخیر انداخت یا به بعد موکول کرد. مهم‌ترین وظایف و اولویت‌ها اصلی شما نیز فوری و مهم هستند. این ربع را «ربع فوریت» می‌نامند.

ربع 2: مهم اما غیر فوری

کارهای مهمی که فوری نیستند و می‌توان آن‌ها به تعویق انداخت. اهمیت این بخش به‌قدری است که تفاوت میان افراد موفق و ناموفق در انجام دادن یا به تعویق انداختن آن‌هاست. این ربع را «ربع اثربخشی» نامیده‌اند.

ربع 3: فوری اما بی‌اهمیت

کارهایی مثل پاسخ به تماس، پیام و یا ایمیل فوری هستند و ارزش کمی برای شما دارد، این کارها در «ربع فریب» قرار دارند.

ربع 4: غیر فوری و بی‌اهمیت

کارهایی که هیچ کمکی به زندگی و کار شما نمی‌کنند. این کار در «ربع اتلاف» دسته‌بندی می‌شوند.

عادات کاری خوب را پرورش دهید

کلید مدیریت زمان موفق این است که اولویت‌هایی برای خود تعیین کنید و همیشه روی مسائلی کارکنید که فوری و مهم هستند وقتی این کارها را انجام دادید فوراً بر مسائلی کارکنید که مهم هستند ولی فوری نیستند؛ این کارها در بلندمدت کمک شایانی به کسب‌وکار شما می‌کنند.

 

فصل 10: نتایج کلیدی را مشخص کنید

تعیین دقیق «نتایج کلیدی» برای اثربخشی مدیر و بهره‌وری بالا حیاتی است. هر کس در هر رده‌ای از سازمان باید حوزه نتایج کلیدی خود را به‌خوبی بشناسد.

یک نتیجه کلیدی سه مشخصه ویژه دارد:

• چیزی است که باید حتماً آن را انجام دهید تا انتظارات را برآورده کرده باشید.
• چیزی است که اگر شما انجام ندهید هیچ‌کس دیگر نمی‌تواند آن را انجام دهد.
• چیزی است که نیاز به کمک یا مشارکت کس دیگری ندارد.

در مسیر اصلی بمانید

«چه‌کاری است که فقط من از عهده‌اش بر‌می‌آیم و اگر آن را خوب انجام دهم تفاوت چشمگیری در سازمانم به وجود خواهد آورد؟»

تمرکز بر نتایج کلیدی مستقیم‌ترین راه آزادکرده اثربخشی، قدرت، ترغیب، اشتیاق و انرژی است.

حوزه نتایج کلیدی خود را مشخص کنید

به‌ندرت 5 تا 7 نتیجه کلیدی در کار وجود دارد. هر یک از آن‌ها کار خاصی است که باید به آن‌ها بپردازید.

7 حوزه کلیدی کارمند فروش:

• یافتن مشتریان احتمالی.
• اعتمادسازی و ایجاد رابطه با مشتریان احتمالی.
• تعیین دقیق نیازها.
• ارائه محصول به شکلی متقاعدکننده.
• پاسخگویی شفاف به اعتراضات.
• نهایی کردن فروش.
• فروش مجدد به مشتریان راضی و درخواست معرفی مشتریان جدید از سوی آن‌ها

7 حوزه کلیدی یک مدیر:

• برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری برای کارهایی که باید انجام شوند.
• سازمان‌دهی افراد،‌پول و منابع لازم برای انجام کارها
• استخدام افراد مناسب.
• واگذاری کارها به افراد مناسب.
• نظارت بر کارها و اطمینان از انجام باکیفیت کارهای واگذارشده.
• ارزیابی کارها برای تکمیل کارها در مهلت زمانی مقرر.
• گزارش دهی، اطمینان از اینکه تمام افراد می‌دانند در حال انجام چه‌کاری هستید و قرار است چه چیزی به دست آید.

شفافیت مهم است

هر کس در هر رده‌ای از سازمان باید حوزه نتایج کلیدی خود را به‌خوبی بشناسد. اطمینان حاصل کنید که کارمندان شما ارزشمندترین نوع همکاری با سازمان شما را می‌شناسند.

 

فصل 11: کار را به دیگران واگذار کنید

یکی از عالی‌ترین ابزارهای مدیریت زمان این است که کار را به‌طور کامل به شخص دیگری واگذار کنید. توانایی شما برای واگذاری کارهای کم‌اهمیت‌تر به افراد دیگری که می‌توانند آن‌ها را با دستمزد ساعتی و حقوق کمتر انجام دهند، یکی از مهارت‌های مهم در مدیریت مدرن است.

ارزش خود را چند برابر کنید

هر کاری را می‌توانید شخصاً انجامش دهید یا آن را به شخص دیگری بسپارید. بهره‌وری بالا نیازمند این است که همیشه به رویکرد دوم فکر کنید: «چه کسی می‌تواند این کار را به‌جای من انجام دهد؟»

واگذاری قابل یادگیری است

برای انجام هرکار، فرد مناسبی را انتخاب کنید. نمودار زمانی، مهلت سررسید، معیارهای عملکرد و برنامه بازبینی تهیه کنید. اگر حل مشکل و تصمیم‌گیری نیز در حوزه کارهای شماست، می‌توانید آن‌ها را نیز واگذار کنید. هرکاری را به کسی واگذار کنید که می‌تواند کارها را به‌خوبی شما (70 درصد به‌خوبی شما کافی است) انجام دهد.

 

فصل 12: قاطعانه تمرکز کنید

توانایی شما برای تمرکز قاطعانه بر مهم‌ترین نوع استفاده از زمانتان، الزام شماره یک برای موفقیت است. با هوشمندی، توانایی و خلاقیت می‌توانید به همه الزامات دیگر دست‌یابید، اما اگر در یک‌زمان نتوانید روی یک کار خاص تمرکز کنید، نمی‌توانید موفق شوید.

تک کاری را تمرین کنید

تک کاری یعنی هم‌زمان دو یا چند کار را انجام ندادن، درواقع تا یک کار را تمام نکردید سراغ کار دیگری نروید. مطالعات نشان داده هر بار که کاری را رها می‌کنید و سراغ کار دیگری می‌روید، آهنگ آن کار را از دست می‌دهید.

وقتی دوباره سراغ آن می‌روید چاره‌ای ندارید جز اینکه آن را مرور کنید و ببینید موقع ترک در چه مرحله‌ای بوده‌اید. این فرایند در مقایسه با وقتی‌که یک کار را تا به انتها قطع نمی‌کنید 5 برابر زمان بیشتر لازم دارد.

از چند کاری اجتناب کنید

بعضی افراد فکر می‌کنند توانایی انجام چند کار هم‌زمان و با بهره‌وری بسیار بالا را دارند. اکنون مطالعات ثابت کرده این عقیده کاملاً اشتباه است.

چند کاری درست مانند «تغییر کار» است؛ مثل این است که پرتو نور را از یک هدف روی هدف دیگری بیندازید.

کندذهن و کندذهن‌تر

بر اساس مطالعه مجله «یو اس اس تودی» هر بار که از کاری سراغ کار دیگر می‌روید و دوباره بازمی‌گردید مقدار مشخصی انرژی ذهنی مصرف می‌کنید به‌طوری‌که در انتهای روز حدود 10 نمره ضریب هوشی کمتری دارید. برای همین چند کاری به کارایی شما آسیب می‌زند و توانایی شما را برای انجام مهم‌ترین وظایفتان که تعیین‌کننده موفقیت شماست را تحلیل می‌برد.

تصمیم به تمرکز بگیرید

از امروز تصمیم بگیرید که برنامه‌ریزی دقیق برای کار را به عادت خود تبدیل کنید، اولویت‌هایی تعیین کنید و سپس کارهای مهمتان را آغاز کنید. وقتی کار روی مهم‌ترین وظیفه یا نتیجه را شروع کردید، تصمیم بگیرید که آن را مصمم و بدون انحراف تا انتها انجام دهید.

 

فصل 13: بر تعلل غلبه کنید

حقیقت این است که همه کارشان را به تعویق می‌اندازند. همه‌کاره‌ای بسیار زیاد و زمان بسیار کمی دارند؛ اما اگر همه کارشان را به تعویق اندازند، تفاوت بین شخص با بهره‌وری برتر و فرد با بهره‌وری ضعیف چیست؟

برنامه‌ریزی ذهنی

«همین‌الان انجامش بده»

شاید این جمله قدرتمندترین عبارتی باشد که می‌توانید برای افزایش بهره‌وری از آن استفاده کنید. هرگاه می‌بینید که دارید کارهای مهم را به تعویق می‌اندازید، با اشتیاق و انرژی به خود بگویید «همین‌الان انجامش بده! همین‌الان انجامش بده! همین‌الان انجامش بده!»

اتمام کارهای بزرگ‌تر

به گفته هنری فورد «اگر هدفی را به بخش‌های به‌اندازه کافی کوچک تقسیم کنید، قابل‌دستیابی خواهد بود»

کار خود را به «لقمه‌های کوچک» تقسیم کنید. کاغذی بردارید و همه بخش‌های کوچک کار، به ترتیب از اولین بخش کوچک تا آخرین بخش تکمیل‌کننده را روی آن بنویسید. سپس خود را به انجام کار «شماره یک» ملزم کنید و این کار تا انجام آخرین کار ادامه دهید.

حس فوریت ایجاد کنید

تخمین زده می‌شود فقط 2 درصد افراد به‌سرعت به انجام کار می‌پردازند. وقتی به «عمل محوری» و انجام سریع کارها معروف باشید، در سریع‌ترین و مستقیم‌ترین مسیر دستیابی به موفقیت قرار دارید.

 

فصل 14: قطعات بزرگ زمان ایجاد کنید

برای کسب حداکثر موفقیت به قطعات بزرگ زمان نیاز دارید. هرچه کارتان مهم‌تر باشد، تعیین قطعات بزرگ زمان برای کار روی پروژه‌های جدی، مهم‌تر خواهد شد. برای انجام هر کار ارزشمندی حداقل به 60 تا 90 دقیقه وقت نیاز دارید.

کار خلاقانه را با کار روتین ترکیب نکنید

کارهای روتین که انجام آن‌ها برای شما به عادت تبدیل‌شده و نیاز به تفکر سریع دارند پشت سر هم انجام دهید و کارهای که برای اولین بار انجام می‌دهید و یا نیاز به خلاقیت دارند را با روش تفکر آهسته انجام دهید این کار را به‌هیچ‌وجه با کارهای روتین انجام ندهید.

نمی‌توانید کارهای بزرگ خلاقانه را که به تمرکز نیاز دارند را در محیط معمولی انجام دهید.

روش خلق تکه‌های زمانی

بسیاری از بهره‌ورترین افراد خود را موظف می‌کنند که شب زودتر بخوابند و 5 یا 6 صبح بیدار شوند و قبل از رفتن سر کار 60 تا 90 دقیقه بدون مزاحمت کار کنند. بازه زمانی که می‌توانید از آن بهره ببرید وقت ناهار است.

مزاحم نشوید

وقت‌هایی را معین کنید که به‌هیچ‌وجه، پاسخگوی کسی نباشید تا بهره‌وری خود را در محیط کار بالا ببرید. در عوض ساعاتی که می‌توانند به شما مراجعه کنند را هم مشخص کنید.

ساعت‌های بیشتری به دست بیاورید

کمی زودتر از خواب بیدار شوید یک ساعت زودتر سر کار بروید و از آن یک ساعت برای سازمان‌دهی کاره‌ای‌تان استفاده کنید. درنهایت وقتی همه به خانه رفتند نیز یک ساعت در محل کار بیشتر بمانید و از آ یک ساعت برای جمع‌بندی روز خود استفاده کنید.

 

فصل 15: وقفه‌ها را کنترل کنید

وقفه‌های غیرمنتظره و بدون هماهنگی از مهم‌ترین تلف کننده‌های وقت در کسب‌وکار و صنعت هستند. این وقفه‌ها می‌تواند به شکل زنگ دریافت ایمیل کامپیوتر، زنگ تلفن، زنگ دریافت پیامک یا افرادی باشد که به اتاقتان می‌آیند تا با شما صحبت کنند.

همه زمان کاری خود را کارکنید

ازآنجاکه عصر دیروز برای امروز خود برنامه‌ریزی کرده‌اید فوراً مهم‌ترین کار خود را شروع کنید و به آن ادامه دهید، همه بخش‌ها را یک‌به‌یک انجام دهید تا مهم‌ترین کارتان را تمام کنید.

وقفه‌ها را به حداقل برسانید

وقتی کسی به شما زنگ می‌زند بگویید «خوشحالم که صدا تو می‌شنوم، چه کمکی از من ساخته است؟» تا طرف سر اصل مطلب برود. این رویکرد مؤدبانه و حرفه‌ای است. در مورد ملاقات حضوری از قبل تعیین نشده هم کاملاً مؤدبانه بگویید «خیلی دوست دارم الان با شما صحبت کنم اما باید سرکارم بروم».

فوراً برخیزید

برای به حداقل رساندن هزینه زمانی وقفه‌های غیرمنتظره وقتی کسی به اتاقتان می‌آید برخیزید و بگویید «داشتم بیرون می‌رفتم چه‌کاری از من ساخته است»

 

فصل 16: کارهایتان را دسته‌بندی کنید

دسته‌بندی کارها به معنی انجام کارهای مشابه باهم است. در هر کاری که انجام می‌دهید یک «منحنی یادگیری» وجود دارد. وقتی مجموعه‌ای از کارهای مشابه و یکسان را یکی پس از دیگری انجام می‌دهید، منحنی یادگیری به شما امکان می‌دهد تا زمان لازم برای انجام پنجمین کار مشابه را تا 80 درصد کاهش دهید.

ایمیل را مستخدم خود بدانید

صدای مربوط اعلان‌های ایمیل و سایر شبکه‌های اجتماعی را خاموش‌کنید و فقط در عوض روزی یک یا دو بار در زمان‌های مشخصی آن‌ها را چک کنید و در صورت لزوم پاسخ آن‌ها را بدهید.

دیگران می‌توانند صبر کنند

اگر شخصی با شما کار مهمی ‌داشته باشد حتماً می‌تواند به خاطر آن صبر کند و در موقعیتی بهتر دوباره با شما تماس بگیرد. 90 درصد تماس‌هایی که با شما گرفته می‌شود غیر مهم هستند و آن 10 درصد مهم هم قطعاً می‌توانند صبر کنند تا وقت شما آزاد شود.

 

فصل 17: تلفن را مدیریت کنید

تلفن می‌تواند خدمتکاری فوق‌العاده یا اربابی وحشتناک باشد،‌ مخصوصاً اگر فکر کنید مجبورید به هر تماسی پاسخ دهید. برای کسب حداکثر بهره‌وری، باید تلفن را سر جایش بگذارید تا درنهایت برده هرکسی نباشید که شماره‌تان را می‌گیرد.

تماس‌ها را دسته‌بندی کنید

تلفن‌ها را به همان دقت برنامه‌ریزی کنید که جلسات با رئیستان را بررسی می‌کنید.

مؤدب و حرفه‌ای باشید

وقتی با شخصی تماس می‌گیرید بپرسید «اکنون زمان مناسبی است؟» اگر طرف مقابل بگوید که زمان مناسبی نیست، از او بخواهید که زمان مناسب دیگری را تعیین کند.

از تلفن بازی اجتناب کنید

از تلفن به‌عنوان وسیله کسب‌وکار استفاده کنید. سریع تماس بگیرید و مستقیم سر اصل مطلب بروید و سریع قطع کنید. مؤدب و دوستانه اما رسمی و نتیجه محور باشید.

 

فصل 18: جلسات مؤثری برگزار کنید

25 تا 50 درصد زمان مدیر، در انواع جلسات می‌گذرد. متأسفانه پنجاه‌درصد زمان جلسات یا بیش از آن هدر می‌رود. جلسات زمان زیادی می‌برند و ارزش درازمدت کمی دارند. بااین‌حال، از ابزار کلیدی مدیریت به‌حساب می‌آیند و باید به شکلی مؤثر از آن‌ها استفاده کرد.

هزینه جلسه را محاسبه کنید

هر جلسه را یک سرمایه‌گذاری تجاری بدانید. مجموع دستمزد ساعتی افراد حاضر در جلسه را محاسبه کرده و بدانید این مبلغی که سرمایه‌گذاری کرده‌اید باید بازگشت سرمایه مناسبی داشته باشد تا توجیه‌پذیر باشد.

دستور جلسه‌ای تهیه کنید

برای هر جلسه دستور جلسه‌ای تعیین کنید و همیشه از دستور جلسه مکتوب پیروی کنید. این کار بحث را در مسیر نگه می‌دارد. قبل از اینکه به سراغ موضوع بعدی بروید حتماً موضوع تمام‌شده را جمع‌بندی کنید.

سؤالات بیشتری بپرسید

سؤالات بیشتری بپرسید و بیش از آنکه سخن بگویید با دقت گوش دهید. از جلسه برای آشکار کردن بهترین اندیشه هر یک از حضار استفاده کنید؛ این کار فقط با گوش دادن امکان‌پذیر است.

 

فصل 19: تندتر بخوانید، بیشتر به یادآورید

برای کسب موفقیت باید در جریان موضوعات روز و موضوعاتی که لازم است بخوانید، باشید. ما در جامعه‌ای دانش‌محور زندگی می‌کنیم و یک قطعه کلیدی از اطلاعات می‌تواند اثری فوری بر کار و تصمیم‌‌‌گیری ما داشته باشد.

تندخوانی را یاد بگیرید

این کار به شما امکان می‌دهد تا سرعت خواندن و حافظه خود را دو تا سه برابر کنید این کار در زمان شما به‌شدت صرفه‌جویی خواهد کرد.

خواندنی‌ها را دسته‌بندی کنید

وقتی به موضوعات ارزشمندی برمی‌خورید، آن‌ها را پرینت گرفته و یا در پوشه مشخصی ذخیره کنید تا در فرصت مناسب مطالعه کنید.

گزینشی بخوانید

در روزنامه‌ها و مجلات فقط آنچه با شما ارتباط دارد و برایتان مهم است را بخوانید.

فقط نه بگویید

بهترین راه صرفه‌جویی در مطالعه این است که تصمیم بگیرید مطلبی را اصلاً نخوانید. این را از مطالعه دقیق پیشگفتار، مقدمه و فهرست مطالب متوجه خواهید شد.

 سیستمی تهیه کنید

مطالعه خود را سازمان‌دهی کنید، یعنی که وقت آزاد دارید و یا برای چیزی باید انتظار بکشید آن را صرف مطالعه کنید. به یاد داشته باشید «خوانندگان رهبرند».

 

فصل 20: بر بهبود فردی سرمایه‌گذاری کنید

مهم‌ترین کاری که برای ارتقای ارزش خود، بهبود نتایج و افزایش اهمیت خود برای کسب‌وکارتان انجام می‌دهید این است که در مهم‌ترین کارهایتان بهتر و بهتر شوید.

بهبود فردی باید بخشی مداوم و همیشگی از کارهای روزانه باشد. این یک اقدام کلیدی در مدیریت زمان است که می‌تواند شما را در مسیر رشد قرار دهد.

پیشرفت مداوم و بی‌پایان

اگر عادت کنید روزی یک ساعت مطالعه کنید، در عرض 5 سال جزو یک درصد افراد برتر جامعه قرار می‌گیرید.

در همایش‌های تخصصی شرکت کنید

حداقل چهار بار در سال در همایش‌ها و کارگاه‌هایی که توسط متخصصان حوزه کاریتان برگزار می‌شود شرکت کنید.

 

فصل 21: محیط کار خود را منظم کنید

یکی از بهترین ابزارهای مدیریت زمان این است که پشت میزی تمیز و در محیطی منظم کارکنید. درست مانند سرآشپزی که قبل و بعد از آشپزی آشپزخانه را تمیز می‌کند، شما نیز باید محیط کار خود را قبل و بعد از کار کاملاً منظم کنید.

همه اسناد خود را در پوشه‌های مناسب فیزیکی و آنلاین بگذارید.

نظم باعث افزایش بهره‌وری است

محققان دریافته‌اند افرادی که پشت میزهای شلوغ کار می‌کنند، زمان زیادی از روزکاری خود را به جستجوی موارد موردنیاز در شلوغی اطرافشان می‌کنند.

 

نتیجه‌گیری

نکته نهایی در مدیریت زمان حفظ تعادل است. هدف اصلی یادگیری مهارت‌های مدیریت زمان، ارتقاء کیفیت کلی زندگی است. یعنی افزایش میزان خوشحالی و لذتی که تجربه می‌کنید.